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Technische Dokumentation mit DOCX

Technische Dokumentation in 1er Minute erklärt


TECHNISCHE DOKUMENTATION UND DIENSTLEISTER

Warum Profis Ihre Betriebsanleitungen schreiben sollten

Wer schon einmal über einer unverständlichen Bedienungsanleitung gebrütet hat, weiß, wie viel eine gut gemachte Anleitung wert ist. Sie sorgt für zufriedene Anwender und ist damit eine gute Werbung für Ihr Produkt. Daher lohnt es sich in den meisten Fällen, einen externen Dienstleister für technische Dokumentation ins Boot zu holen.

Als Experte für technische Kommunikation liefert Ihnen DOCX rechtskonforme technische Anleitungen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sind. Technik einfach erklärt! Konzentrieren Sie sich getrost auf Ihr Kerngeschäft. Wir entlasten Sie verlässlich und erstellen für Sie technische Anleitungen, die alle rechtlichen, didaktischen und wirtschaftlichen Anforderungen erfüllen.


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Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister?

Sie haben viel in Ihr Produkt investiert. Es soll Ihre Kunden begeistern. Dann sollten Sie ebenso viel Wert auf eine angemessene technische Dokumentation legen. Sie ist häufig das Erste, das die Anwender mit Ihrem Produkt in den Händen halten - und der erste Eindruck zählt.

Dennoch befassen sich viele Unternehmen nicht ebenso systematisch mit der Dokumentation ihrer Produkte wie sie es bei deren Entwicklung und Produktion tun. Die technische Dokumentation wird nebenbei erstellt und passt schließlich weder zur Güte des Produkts noch zu den rechtlichen Anforderungen.

Häufig fehlt es an Zeit, Fachkräften, Know-how und den passenden Werkzeugen, um eine angemessene technische Dokumentation zu konzipieren und zu erstellen. Hier können Ihnen unsere erfahrenen technischen Redakteure helfen.

Die Zusammenarbeit mit einem Experten für technische Dokumentation lohnt sich, wenn Sie folgende Ziele erreichen möchten:

  • Sie möchten entlastet werden und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
  • Sie möchten sich sicher fühlen in Bezug auf die Inhalte Ihrer technischen Dokumentation: Sie soll die rechtlichen, didaktischen und wirtschaftlichen Anforderungen erfüllen.

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Was ist bei der Auswahl eines Dienstleisters zu beachten?

Das Wichtigste ist, dass der Dienstleister für technische Dokumentation mit seinem Angebot und seinem Team zu Ihnen passt. Denn die Zusammenarbeit sollte auf eine langfristige Partnerschaft ausgelegt werden. Dazu muss die Chemie stimmen.

Das schafft Vertrauen und garantiert eine Kommunikation auf Augenhöhe. So können Sie sicher sein, dass die technischen Redakteure Ihre Produkte und Ihre Anforderungen genau kennen und verstehen. Das Ergebnis sind kluge technische Dokumentationen, auf die Verlass ist.

Wichtige Fragen bei der Auswahl des Dienstleisters für technische Dokumentation sind:

  • Passt das Leistungsangebot des Dienstleisters zu Ihrem Bedarf?
  • Ist das Konzept mit Angebot eindeutig, klar und nachvollziehbar?
  • Sind die Ansprechpartner offen und ehrlich bezüglich der eigenen Grenzen?
  • Ist der erste Kontakt unaufdringlich, freundlich und verbindlich?
  • Sind Nachrichten im weiteren Verlauf des Kennenlernens klar strukturiert und auf den Punkt gebracht?
  • Reagieren Ihre Ansprechpartner zeitnah und verlässlich?

Die Auswahl eines Dienstleisters ist immer auch etwas Persönliches.


Lernen Sie uns kennen!

So erkennen Sie einen guten Dienstleister für technische Dokumentation:

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Erfahrung und Offenheit für Neues

Für jedes Projekt müssen neue kreative Lösungen entwickelt werden, die von Erfahrungen aus vorherigen Projekten profitieren. Schauen Sie sich daher die Referenzen eines potentiellen Dienstleisters an, bevor Sie sich entscheiden.

Die technischen Redakteure von DOCX können hier auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Seit über 25 Jahren arbeiten wir für Hersteller aus den unterschiedlichsten Branchen. Unser Fokus liegt auf der Beschreibung technischer Serienprodukte.

Wir arbeiten für Unternehmen aus den Bereichen Antriebs- und Steuerungstechnik, Medizinprodukte, Möbel, Bad- und Sanitäreinrichtungen, Feuerungstechnik, Bauelemente, Hygienetechnik und Leuchten, um nur einige zu nennen. Das Hineindenken in neue Themengebiete ist eine unserer Stärken.

 

Systematische Qualitätssicherung

Damit die Qualität gesichert ist, sollten eine Qualitätspolitik und regelmäßige Weiterbildungsprogramme integraler Bestandteil der Firmenpolitik sein. Denn die Projektarbeit in der technischen Dokumentation ist anspruchsvoll und komplex.

Sie erfordert strukturiertes und systematisches Vorgehen, das laufend überprüft werden muss, um die Qualität zu sichern. Nur umfassend geschulte technische Redakteure können qualitativ hochwertige technische Dokumentationen erstellen. Regelmäßige Schulungen sind bei uns daher selbstverständlich.

 

Wirtschaftliches Denken

Die Voraussetzung um Bedienungsanleitungen, Gebrauchsanweisungen oder Montageanleitungen wirtschaftlich zu erstellen, ist ein gutes Konzept. Auf ihm baut alles Weitere auf. Zudem müssen die Dokumente gut durchdacht, modular aufgebaut und weitestgehend automatisiert produziert werden.

Wie aufwendig die technischen Dokumentationen am Ende werden, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Nicht alles Machbare ist wirtschaftlich sinnvoll. Wir beraten Sie auch in dieser Beziehung umfassend und gehen individuell auf Ihren Bedarf ein.

 

Umfassender Service und der Blick fürs Ganze

Dienstleister für Technische Dokumentation sollten einen umfassenden Service bieten. Dazu gehören eine ausführliche Beratung, das Teilen von Experten-Know-how und Erfahrung, schnelle Reaktionszeiten, aufmerksames Arbeiten und das Mitdenken von Anfang an.

Wir von DOCX denken als ein guter Partner für Sie mit. Wir haben den Blick fürs Ganze, erkennen Ungereimtheiten und machen Sie darauf aufmerksam. Wir möchten Sie spürbar in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen und entlasteten.

 

Kommunikationsstärke mit Fingerspitzengefühl

Damit die technischen Redakteure eines externen Dienstleisters für technische Dokumentation Ihr Produkt beschreiben können, benötigen sie Daten und Informationen. Diese müssen vom Hersteller zur Verfügung gestellt werden. Was banal klingt, kann eine echte Herausforderung sein.

Nicht selten ist es Aufgabe des Dienstleisters mit freundlicher Beharrlichkeit die erforderlichen Daten und Informationen einzufordern. Wir wissen: Dafür braucht es Kommunikationsstärke mit Fingerspitzengefühl. Für ein gutes Miteinander!

 

Menschliche Qualitäten

Gemeinsame Ziele werden schneller und besser erreicht, wenn das Menschliche passt: Denn das Outsourcing der technischen Dokumentation ist auf Langfristigkeit ausgelegt. Menschen arbeiten mit Menschen und das über viele Jahre – im Falle von DOCX sogar Jahrzehnte.

Damit diese Partnerschaft gelingt, sind - neben fachlichen - menschliche Qualitäten unerlässlich. Das Experten-Team sollte aufrichtig, verlässlich, pünktlich, freundlich und hilfsbereit sein.

Wir möchten, dass Sie sich bei uns gut aufgehoben fühlen und Freude am Austausch mit unserem Team haben. Denn wir wissen, das ist die Grundlage für eine fruchtbare Zusammenarbeit.

Finden Sie heraus, wer wir sind und was wir für Sie tun können. Am besten im persönlichen Kontakt!


Was haben technische Dokumentationen mit Emotionen zu tun?

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Wir finden: eine ganze Menge! Für den Benutzer ist die Anleitung häufig der erste Kontakt mit dem Produkt – und der kann emotionsgeladen sein. Wohl jeder kennt den Frust und Ärger, wenn beispielsweise die Montage eines Möbelstücks wegen einer schlechten Anleitung misslingt. Umso wichtiger ist es, die technische Dokumentation in die Hände von Experten zu legen.

Auch Entscheider in Unternehmen lässt die technische Dokumentation nicht kalt. Sie müssen dafür sorgen, dass mit bestimmten erklärungsbedürftigen Produkten die entsprechenden technischen Anleitungen wie z. B. Betriebsanleitungen, Gebrauchsanleitungen, Montageanleitungen etc. geliefert werden. So verlangt es das Gesetz. Bei vielen Verantwortlichen löst dies ein Gefühl von Unsicherheit aus:

  • Sind die technischen Anleitungen für die Zielgruppe verständlich geschrieben?
  • Genügen die gelieferten technischen Anleitungen den rechtlichen Anforderungen?
  • Verfügt meine Organisation über die notwendigen Ressourcen wie z. B. Zeit, Software und Know-how, um diese anspruchsvolle Aufgabe zu bewältigen?

Kennen Sie diese Fragen? Dann lassen Sie sich professionell bei Ihren technischen Anleitungen unterstützen.


Wir beraten Sie gerne!

HINTERGRUNDWISSEN

Was Sie über technische Dokumentation wissen sollten

Die technische Dokumentation ist ein komplexes Fachgebiet. Um Ihnen einen ersten Einblick zu gewähren, haben wir im Folgenden die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.


Was ist technische Dokumentation?

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Technische Dokumentation ist das Management aller Informationen, die ein Produkt beschreiben und zu seinem Gebrauch anleiten. Eine gute technische Dokumentation ist nutzerorientiert und verständlich und bietet dadurch einen echten Mehrwert.

 

Interne und externe technische Dokumentation

Allgemein wird zwischen interner und externer Dokumentation unterschieden.
Interne Dokumentationen bleiben in der Regel beim Hersteller eines Produktes und müssen z. B. für Zertifizierungen oder Prüfungen durch Behörden auf Anforderung vorliegen. Interne Dokumente sind zum Beispiel Pflichtenhefte, Risikobeurteilungen oder Prüfprotokolle.

Externe Dokumentationen wie Bedienungsanleitungen, Montageanleitungen, Gebrauchsanweisungen, Kataloge, Prospekte, Preislisten dagegen richten sich direkt an Kunden oder Nutzer. Inhalt und Gestaltung der Dokumentationen müssen daher sorgfältig auf diese Zielgruppe zugeschnitten sein. Schließlich sollen die Anwender schnell verstehen, worum es geht. Das schafft Vertrauen und Zufriedenheit.


Wie sieht eine gute technische Dokumentation aus?

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Aus unserer Sicht muss eine gute technische Dokumentation im Wesentlichen drei Aspekte erfüllen:

  • Der Nutzer muss die Informationen schnell erfassen und verstehen
  • Die Dokumentation muss den Hersteller vor rechtlichen Angriffen schützen
  • Die Dokumentation muss kosteneffizient erstellt werden

 

Technische Unterlagen müssen in erster Linie von der Zielgruppe verstanden werden. Alle Informationen müssen also zielgruppenorientiert, übersichtlich und verständlich aufbereitet werden. So kann sie der Nutzer sie schnell erfassen und verstehen und Ihr Produkt sicher anwenden.

Gleichzeit müssen alle relevanten Normen und Gesetze berücksichtigt werden, damit die rechtlichen Anforderungen an die technische Dokumentation erfüllt werden und der Hersteller vor rechtlichen Angriffen geschützt wird.

Schließlich müssen Aufwand und Nutzen in einem vernünftigen Verhältnis stehen und die Dokumente kosteneffizient produziert werden. Sie sind Bestandteil des Produktes und müssen entsprechend kalkuliert werden.

Wir von DOCX bringen diese drei Aspekte für Sie zusammen. Wir konzipieren und erstellen für Sie technische Unterlagen, die allen Anforderungen gerecht werden. Technische Dokumentation von DOCX ist verständlich, rechtskonform und kosteneffizient.


Welchen Nutzen bietet eine gute technische Dokumentation?

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Es gibt gute Gründe, in technische Dokumentationen zu investieren, denn sie bieten einen hohen Nutzen:

 

Anwenderperspektive

  • Sie machen den Anwender mit dem Produkt vertraut und helfen, es sicher und erfolgreich einzusetzen.
  • Sie verbessern das Kundenerlebnis:
  • Sie geben dem Anwender ein Erfolgserlebnis und ein Gefühl von Selbstbestätigung.
  • Sie helfen Frust und Ärger zu vermeiden.

 

Unternehmensperspektive

  • Sie sind ein effizientes Marketinginstrument.
  • Sie sind gelebte Kundenorientierung.
  • Sie schaffen Vertrauen und damit Kundenbindung.
  • Sie steigern das Image der Marke.
  • Sie senken der Reklamationsquote, die durch Anwenderfehler entstehen.
  • Sie entlasten die Serviceabteilung.
  • Sie schützen vor rechtlichen Angriffen.

 

Sichern Sie sich diese Vorteile. Sprechen Sie uns an!


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Vor welchen rechtlichen Angriffen schützen professionelle technische Dokumentationen?

Eine einwandfreie technische Dokumentation schafft Sicherheit. Produkthersteller können sich so effektiv vor rechtlichen Angriffen schützen. Unsere Experten haben auch diese rechtlichen Aspekte für Sie im Blick:

 

1. Vertragsrecht

Durch den Kaufvertrag verpflichtet sich der Hersteller zur Lieferung einer Kaufsache, eines Produkts. Die technische Dokumentation ist ein Teil davon. Fehlt sie, ist unvollständig oder falsch, kann das rechtliche Folgen haben wie Nacherfüllung, Rücktritt oder Kaufpreisminderung.

 

2. Produkthaftungsrecht

Regelungen zum Ersatz eines Schadens sind im BGB (§ 823 ff.) festlegt. Wobei eine Schadensersatzhaftung auch durch sogenannte Instruktionsfehler entstehen kann, wenn z. B. eine fehlende, unvollständige oder falsche Betriebsanleitung vorliegt. Da es oft keine Rechtsbeziehung zum Geschädigten gibt, ist die Haftung praktisch unbegrenzt. Bei Nachweis von Vorsatz oder Fahrlässigkeit ist sogar eine strafrechtliche Verfolgung möglich.

 

3. Produktsicherheitsgesetz

Hierbei handelt es sich um staatliche oder behördliche Vorgaben und Gesetze, die zwingend zu beachten sind. Das vorrangige Ziel dieser Gesetze ist es, die Produkte, die auf den Markt kommen, und den Umgang damit so sicher wie möglich zu machen.


Sie sind unsicher, ob Ihre technischen Dokumentationen die rechtlichen Anforderungen erfüllt?


Wir beraten Sie gerne persönlich!

UNSER KARRIERETIPP

Berufschancen im Bereich technische Dokumentation

Technischer Redakteur ist ein sehr vielseitiger, interessanter Beruf. Sie möchten mehr darüber wissen? Die Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um diesen Berufszweig haben wir hier für Sie zusammengestellt:


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Welche Möglichkeiten der Ausbildung und Weiterbildung gibt es im Bereich der technischen Dokumentation?

Das Tätigkeitsfeld des technischen Redakteurs wird meist als "Technische Redaktion" bzw. "Technische Kommunikation" bezeichnet. Grundsätzlich gibt es viele Möglichkeiten, in dieses Berufsfeld einzusteigen oder sich fortzubilden.

 

Grundständige und weiterführende Studiengänge
Fachhochschulen und Universitäten im gesamten Bundesgebiet bieten Studiengänge mit einem Bachelor- oder Masterabschluss in technischer Kommunikation.

Fachverwandte Studiengänge
Es gibt fachverwandte Studienrichtungen (z. B. Terminologie und Sprachtechnologie, internationale Fachkommunikation) aber auch Linguistik oder ingenieurwissenschaftliche Studiengänge bieten Einstiegsmöglichkeiten in die technische Dokumentation.

Berufsbegleitende Aufbaustudiengänge 
Berufsbegleitende Aufbaustudiengänge bieten die Möglichkeit, in vier Semestern nebenberuflich den international anerkannten akademischen Grad „Professional Master of Science“ zu erwerben.

Weiterbildungsgänge in Teilzeit oder Vollzeit
„tekom-akkreditierte Weiterbildungsgänge“ zum technischen Redakteur werden von verschiedenen Weiterbildungseinrichtungen im gesamten Bundesgebiet angeboten.

 

„tekom“-Weiterbildungsangebote

Der Berufsverband der technischen Redakteure, kurz „tekom“, bietet Regionalgruppenveranstaltungen sowie einzelne Seminar- oder Workshops an. Wir von DOCX engagieren uns seit Jahren bei der „tekom“. Wir organisieren und begleiten Veranstaltungen der Regionalgruppe Westfalen.


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Welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Kompetenzen sollte ein technischer Redakteur mitbringen?

Die Basis für technischer Redakteure ist die Beherrschung des „Handwerks“ der technischen Dokumentation. Aber das reicht nicht aus. Außerdem erforderlich sind:

  • Technisches Verständnis
  • Sehr gute Kenntnisse der Ausgangssprache in Wort und Schrift
  • Systematische, gewissenhafte Arbeitsweise und Detailtreue
  • Fähigkeit, aufmerksam und konzentriert zu arbeiten
  • Freude am selbständigen Arbeiten und (Mit-)Denken
  • Motivation, sich weiterzubilden und ständig dazuzulernen
  • Offenheit, sich immer wieder in neue Sachverhalte hineinzudenken
  • Teamfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationskompetenz

Umfangreiche Informationen zum Berufsfeld des technischen Redakteurs gibt es beim Verband der technischen Redakteure tekom.


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Entscheiden Sie, in welchen Bereichen wir Sie unterstützen dürfen. Verständlichkeit, Rechtssicherheit und Kosteneffizienz sind Ihnen sicher.

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